Klauzule ochrony danych osobowych
Klauzula informacyjna RODO [KSeF]
Klauzula informacyjna RODO [KSeF]
Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO - informujemy, że:
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach Krajowego Systemy e-Faktur (KSeF) – dalej „Administratorem” jest Zespół Szkół Nr 2 im. B. Głowackiego, z siedzibą 39-400 Tarnobrzeg,
ul. S. Jachowicza 4 . Kontakt: tel. 15 822 55 57 e-mail: zsp2@oswiata.tarnobrzeg.pl, pisemnie (listownie) na adres siedziby Administratora.2. Inspektor ochrony danych
Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych (IOD), z którym można się skontaktować w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych telefonicznie pod numerem 15 81-81-510, pisemnie: pod adresem e-mail: iodjo@um.tarnobrzeg.pl lub listownie na adres siedziby Administratora.
3. Cel przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe w ramach KSeF przetwarzane są przez Administratora w celu realizacji ciążących na Administratorze obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i finansowego, tj. w celu wystawiania, odbioru, przechowywania i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
4. Podstawa prawna przetwarzania danych
Przetwarzanie danych osobowych w ramach KSeF odbywa się na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze) oraz na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO (wykonanie przez Administratora zadania realizowanego w interesie publicznym) w związku z przepisami prawa wynikającymi z:
1) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (w szczególności: art. 106ga);
2) ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw;
3) ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (archiwizacja dokumentacji) (w szczególności: art. 6);
3) ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (w zakresie realizacji zadań jednostki Administratora),
oraz w związku z przepisami wykonawczymi regulującymi funkcjonowanie KSeF (rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).
5. Odbiorcy danych
Dane osobowe przetwarzane w ramach KSeF mogą być udostępniane przez Administratora podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa [w szczególności: Ministrowi Finansów (Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF)], Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, Naczelnikowi właściwego Urzędu Skarbowego) oraz mogą być udostępniane podmiotom, jeśli z tymi podmiotami zostanie zawarta przez Administratora umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych na podstawie art. 28 RODO (w szczególności: Samorządowemu Centrum Usług Wspólnych w Tarnobrzegu).
6. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przetwarzane w ramach KSeF będą przechowywane przez Administratora zgodnie z przepisami archiwalnymi (w oparciu o przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (w tym w oparciu o przepisy wykonawcze do ww. ustawy) a także zgodnie instrukcją kancelaryjną Administratora (JRWA) [tj. przez okres 5 lat (kategoria archiwalna B5). Okres 5 lat liczy się od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawę zakończono (czyli po roku, w którym upłynął termin przedawnienia zobowiązania podatkowego)], a także zgodnie z okresem przechowywania faktur w systemie KSeF (tj. przez okres 10 lat - okres ten liczy się od końca roku, w którym faktura została wystawiona, natomiast jeśli termin przedawnienia zobowiązania podatkowego przypada po upływie tych 10 lat, system KSeF przechowuje fakturę do czasu upływu terminu przedawnienia).
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
Na podstawie RODO osobie, której dane osobowe są przetwarzane w ramach KSeF przysługują następujące prawa (w zakresie własnych danych osobowych):
- prawo do dostępu do danych osobowych i uzyskania ich kopii w oparciu o art. 15 RODO,
- prawo do sprostowania danych w oparciu o art. 16 RODO,
- prawo do ograniczenia przetwarzania w oparciu o art. 18 RODO,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o art. 21 RODO,
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie (w oparciu o art. 77 RODO) w przypadku uznania, że Administrator w ramach KSeF przetwarza dane osobowe niezgodnie z RODO.
8. Obowiązek podania danych
Podanie danych osobowych jest konieczne do realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego i finansowego przez Administratora. Brak danych uniemożliwia m.in. prawidłowe wystawienie/odbiór faktury przez Administratora w ramach KSeF, a także realizację przez Administratora innych ciążących na nim obowiązków w ramach KSeF.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą przetwarzane przez Administratora w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą profilowane.
Dodatkowe informacje z art. 14 ust. 2 RODO (jeśli ma zastosowanie):
1. Źródło pochodzenia danych: Dane osobowe zostały pozyskane z systemu KSeF (dane osobowe pozyskane zostały przez Administratora w sposób inny niż bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą).
2. Kategorie danych: Dane osobowe kontrahenta [w szczególności: imiona i nazwiska (w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność), numery NIP lub PESEL (jeśli został podany na fakturze), adres zamieszkania lub siedziby, adresy korespondencyjne, a niekiedy również adresy e-mail i numery telefonów (jeśli wpisano je w polach opcjonalnych), metadane, oraz mogą być także jeśli występują: dane osobowe innych osób, np. odbiorcy towaru, płatnika (jeśli jest inny niż nabywca), czy osoby upoważnionej do wystawienia faktury).